Was nach zwei Tagen auf dem Tisch liegt. Struktur und Befunde sind echt, der Betrieb ist erfunden.
Dieses Dokument ist ein Muster. Die Verteilungen sind einem typischen Handwerksbetrieb nachgebildet. Die Fallen in Abschnitt 3 sind dagegen nicht erfunden — sie stammen aus 49 echten Rechnungsdateien, die hier auf dem Prüfstand liegen, und jede hat schon einmal etwas kaputtgemacht.
Die erste Zahl, die fast nie jemand kennt: wie viel kommt schon maschinenlesbar an?
| Wie der Beleg ankommt | Belege | Anteil | |
|---|---|---|---|
| Strukturierte E-Rechnung ZUGFeRD / Factur-X / XRechnung — Daten im Beleg |
13 | 22 % | |
| PDF, maschinell erzeugt Text vorhanden, aber keine Daten |
28 | 48 % | |
| Scan oder Foto reines Bild, braucht Erkennung |
11 | 19 % | |
| Papier kommt mit der Post |
6 | 10 % | |
| Summe | 58 | 100 % |
Die 28 maschinell erzeugten PDFs sind die interessante Gruppe. Sie sehen aus wie Papier, tragen aber Text — und 24 davon kommen von zwölf Lieferanten, die jede Woche in gleichem Layout liefern. Das ist der Teil, der sich am leichtesten holen lässt und den fast niemand als Reserve auf dem Schirm hat.
| Betragsgröße | Belege | Summe | Anteil Geld |
|---|---|---|---|
| unter 50 € | 19 | 412 € | 0,5 % |
| 50 – 500 € | 24 | 5.840 € | 7,7 % |
| 500 – 5.000 € | 12 | 21.300 € | 28,2 % |
| über 5.000 € | 3 | 47.900 € | 63,5 % |
| Summe | 58 | 75.452 € | 100 % |
Ein Drittel Ihrer Belege macht ein halbes Prozent Ihres Geldes aus — und kostet dieselbe Bearbeitungszeit wie die großen.
Mit Begründung je Gruppe. „Nicht automatisierbar" ist ein vollwertiges Ergebnis: es sagt Ihnen, wo Sie kein Geld ausgeben müssen.
Diese stammen nicht aus dem Muster, sondern aus 49 echten Rechnungsdateien. Jede ist eine Zahl, die irgendwo einmal falsch war.
Der Beleg nennt einen anderen Kontoinhaber als den Rechnungssteller. Fachlich zulässig — und zugleich das Muster, nach dem Rechnungsbetrug funktioniert. Eine Automatik, die stumpf die IBAN aus dem Beleg übernimmt, überweist an den Falschen und meldet Erfolg.
Regel daraus: IBAN-Wechsel bei einem bekannten Lieferanten ist nie automatisch, sondern immer eine Rückfrage.
Versicherungsrechnungen tragen Versicherungsteuer, nicht Umsatzsteuer. Die Zahl steht an derselben Stelle und heißt fast gleich. Wer sie als Vorsteuer bucht, zieht etwas ab, das nie abziehbar war.
Die Positionen summieren sich auf einen Betrag, die Rechnung nennt einen kleineren. Dazwischen liegt ein Nachlass, der nicht in der Positionsliste steht. Jede Prüfung „Summe der Positionen = Rechnungsbetrag" schlägt hier an — und wer sie abschaltet, verliert die Prüfung auch für die echten Fehler.
In 26 ausgewerteten Belegen stecken sieben verschiedene Codes für die Belegart. Nur ein Teil davon sind Rechnungen im engeren Sinn; andere sind Korrekturen, Gutschriften oder etwas Drittes.
Wir haben fünf davon nicht sicher auflösen können, weil die offizielle Codeliste hinter einer toten Quelle liegt. Das ist kein Mangel dieser Auswertung, sondern ihr Ergebnis: ein Beleg mit einem unbekannten Code sieht aus wie eine Rechnung und wird gebucht wie eine.
Zwei Belege, ein Auftrag. Beide tragen dieselbe Bestellnummer und unterschiedliche Beträge. Wer über die Bestellnummer abgleicht, findet eine Dublette, wo keine ist — und lehnt die zweite ab.
Ein Beleg mit negativem Zahlbetrag muss keine Gutschrift sein — er kann eine Rechnung mit Vorauszahlung sein, bei der unterm Strich etwas zurückkommt. Im Bestand: ein Beleg über −8,79 €.
Die Positionen sind inklusive Steuer angegeben. Wer Netto annimmt und aufschlägt, rechnet die Steuer zweimal.
Ein PDF trägt ZUGFeRD 1 und ZUGFeRD 2 gleichzeitig. Welches gelesen wird, entscheidet die Reihenfolge im Programm — und damit hängt der Betrag davon ab, welche Bibliothek zuerst zugreift.
Damit Sie die Zahlen nachrechnen können statt sie zu glauben.
Jedes PDF geht durch eine Sonde, die nicht im Klartext nach Merkmalen sucht, sondern alle komprimierten Objektströme entpackt und darin nachsieht. Der Grund steht im Werkzeug selbst: PDFs legen die Verweise auf eingebettete Dateien oft komprimiert ab. Ein einfaches Suchen findet sie dann nicht — und „kein Treffer" wäre ein Werkzeugfehler, kein Befund.
datei: EN16931_1_Teilrechnung.pdf groesse: 158.478 bytes pdf-signatur: ja entpackte FlateDecode-Stroeme: 5 entpackte Gesamtgroesse: 226.912 bytes --- Marker (klartext / in entpackten Stroemen) /EmbeddedFile klartext= 2 entpackt= 0 /Filespec klartext= 1 entpackt= 0
Über den gesamten Prüfbestand: 48 von 49 PDFs tragen eingebettetes XML, genau eines nicht — eine echte Lieferantenrechnung von 2016, also aus der Zeit vor der Pflicht. Bei Ihrem Eingang liegt der Anteil naturgemäß anders; das ist genau die Zahl, die diese zwei Tage feststellen.
Erst nach der Bestandsaufnahme lässt sich das beziffern. Vorher wäre jede Zahl geraten — zu Ihrem oder zu meinem Nachteil.
| Empfohlen wird | Aufwand | Festpreis |
|---|---|---|
| Gruppen A und B 37 von 58 Belegen — strukturierte E-Rechnungen vollständig, zwölf Lieferantenmuster |
9 Tage | 13.500 € |
| Gruppe C als Vorschlag mit Freigabe Erkennung, aber ein Mensch bestätigt |
4 Tage | 6.000 € |
| Gruppe D bewusst nicht automatisiert |
— | 0 € |
| Gesamt | 13 Tage | 19.500 € |
Die zwei Tage der Bestandsaufnahme werden bei Beauftragung voll angerechnet. Von den erfassten 190 Stunden im Jahr entfallen nach dieser Rechnung rund 120 auf die Gruppen A und B.
Der teuerste Teil einer Automatisierung ist der, den man baut, obwohl er sich nicht lohnt.